Triển lãm kết hợp hội nghị tại NCC: bố trí sảnh và gian hàng
Triển lãm kết hợp hội nghị tại NCC cần đặt gian hàng theo luồng di chuyển giữa phòng họp, khu nghỉ và lối ra. Muốn biết sảnh nào được sử dụng, phải đối chiếu hợp đồng và mặt bằng được NCC chấp thuận; diện tích giới thiệu trên website không phải toàn bộ diện tích có thể đặt booth.
Bắt đầu từ phạm vi sảnh được bàn giao
Trang dịch vụ triển lãm của NCC giới thiệu hệ thống không gian trong và ngoài nhà phục vụ trưng bày. Trước khi chia ô gian hàng, cần xin bản vẽ thể hiện ranh giới sử dụng, cửa, cột, điểm điện và các tuyến phải giữ thông thoáng.
Không dùng tổng diện tích sảnh để chia thẳng cho diện tích một gian rồi suy ra số booth. Phương án còn phải dành chỗ cho di chuyển, chờ, thao tác, kỹ thuật và các hoạt động chung. Số gian cuối cùng cần được đánh giá trên bố cục cụ thể.
Thiết kế theo thời điểm khách rời phòng họp
Trong mô hình kết hợp, lượng khách tại sảnh có thể tăng nhanh khi kết thúc một phiên. Đặt quầy đăng ký hoặc một booth quá nổi bật ngay cửa có thể tạo điểm dừng làm cản nhóm phía sau. Nên kiểm tra nơi khách phân tán, nơi trò chuyện và tuyến trở lại hội trường.
Nếu có giờ giải lao, xác định mối liên hệ giữa khu phục vụ và gian hàng. Khách đang xếp hàng lấy đồ uống có thể chưa sẵn sàng trao đổi sản phẩm. Mục tiêu là tạo điểm tiếp cận tự nhiên, không biến mọi lối đi thành chỗ bán hàng.
Phân bổ quyền lợi nhà tài trợ bằng tiêu chí rõ ràng
Trước khi chốt gói tài trợ, cần có sơ đồ sơ bộ và quy tắc phân vị trí: diện tích, số mặt mở, khả năng nhìn thấy, hạ tầng được cung cấp và giới hạn dựng. Không hứa một vị trí chưa được địa điểm xác nhận.
Các gian có thiết bị đặc thù nên được kiểm tra riêng. Một quầy tài liệu nhỏ và một máy trình diễn không có cùng nhu cầu điện, tiếng ồn hoặc khoảng thao tác. Dùng một mẫu booth đồng nhất có thể phù hợp nhận diện chung, nhưng cần cho phép điều chỉnh công năng trong phạm vi được duyệt.
Hồ sơ chung giúp nhiều nhà thầu phối hợp
Ban điều phối nên thống nhất mã gian, quy định đồ họa, chiều cao được duyệt, thời gian giao hàng, đầu mối điện và tiêu chí bàn giao. Mỗi đơn vị nhận cùng một phiên bản mặt bằng. Khi đổi vị trí, cập nhật cả danh sách kỹ thuật và biển chỉ dẫn.
Đánh dấu các điểm cần tắt tiếng hoặc dừng demo trong giờ hội nghị nếu chương trình yêu cầu. Lịch vận hành từng gian cần phù hợp nhịp chương trình, tránh tiếng thử thiết bị ảnh hưởng phiên đang diễn ra.
Phân bổ gian hàng theo nhịp hội nghị
| Thời điểm | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|
| Trước giờ họp | Quầy đăng ký có tách khỏi điểm khách dừng xem sản phẩm không? |
| Giải lao | Lượt khách rời phòng có giao cắt hàng chờ và tuyến phục vụ không? |
| Trong phiên họp | Demo, thử âm thanh hoặc chuyển hàng có ảnh hưởng phòng họp không? |
| Kết thúc | Các gian có tháo sớm trong lúc khách vẫn đi qua không? |
Nghiệm thu bằng một lượt đi thử
- Đi từ điểm đón khách đến phòng họp theo biển chỉ dẫn.
- Thử tuyến từ phòng họp sang khu trưng bày.
- Quan sát logo và tên đơn vị từ lối tiếp cận.
- Kiểm tra dây, cửa tủ, góc nhô và khu lưu hàng.
- Đối chiếu số gian, đồ nội thất và điểm điện với hồ sơ bàn giao.
THD Production có thể trao đổi phần thiết kế, sản xuất gian hàng theo mặt bằng được chấp thuận. Gửi kèm lịch hội nghị và cơ cấu nhà tài trợ để phương án bố trí phục vụ đúng hoạt động thay vì chỉ đủ số lượng booth.
Biên tập ngày 04/11/2026. Thông tin địa điểm và điều kiện áp dụng được dẫn tại từng phần.
THD Production
Văn phòng Hà Nội: Tầng 9 tòa nhà 79A Đ. Xuân La, Phường Tây Hồ, Tp. Hà Nội
