Thi công gian hàng triển lãm không chỉ là dựng booth theo bản thiết kế 3D. Từ kết cấu, vật liệu, điện, ánh sáng đến vận chuyển và lắp đặt đều cần được tính toán để gian hàng vừa đẹp, đúng công năng, vừa phù hợp với điều kiện thực tế tại venue. Bài viết dưới đây, THD Decor sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ phạm vi thi công, quy trình, vật liệu, timeline, báo giá và những tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn nhà thầu.

1. Những hạng mục thi công gian hàng triển lãm trọn gói

Thi công gian hàng triển lãm trọn gói thường bao gồm toàn bộ công việc từ tiếp nhận yêu cầu, thiết kế, sản xuất đến lắp dựng và tháo dỡ gian hàng. Phạm vi cụ thể có thể thay đổi theo loại booth, quy mô dự án và yêu cầu của từng triển lãm.

1.1. Tiếp nhận brief và kiểm tra mặt bằng booth

Nhà thầu tiếp nhận thông tin về triển lãm, venue, hall, vị trí booth, diện tích và số mặt mở. Các yêu cầu về trưng bày sản phẩm, demo, tiếp khách, kho và màn hình cũng cần được xác định để xây dựng phương án phù hợp.

1.2. Thiết kế layout và phối cảnh 3D

Layout xác định cách phân chia các khu vực và luồng di chuyển trong gian hàng. Từ mặt bằng đã thống nhất, thiết kế 3D thể hiện hình khối, màu sắc, nhận diện thương hiệu, vật liệu và cách trưng bày sản phẩm.

1.3. Triển khai bản vẽ kỹ thuật

Sau khi duyệt thiết kế, bản vẽ kỹ thuật được triển khai với kích thước, kết cấu và chi tiết liên kết cần thiết. Đây là cơ sở để bóc tách vật liệu và đưa thiết kế vào sản xuất.

1.4. Gia công và sản xuất tại xưởng

Khung, vách, quầy, kệ, bục trưng bày và các chi tiết trang trí được gia công theo bản vẽ. Một số cấu kiện có thể được kiểm tra hoặc lắp thử trước khi vận chuyển đến địa điểm triển lãm.

1.5. Sản xuất logo, bảng hiệu và graphics

Logo, bảng hiệu, decal và hình ảnh truyền thông được sản xuất theo thiết kế đã duyệt. Kích thước, màu sắc và vị trí lắp đặt cần được kiểm tra để đảm bảo tính đồng bộ của gian hàng.

1.6. Vận chuyển và lắp dựng tại venue

Các cấu kiện được vận chuyển đến venue theo thời gian mà ban tổ chức cho phép. Đội onsite tiến hành dựng khung, vách, quầy kệ, hoàn thiện bề mặt, lắp điện, ánh sáng, logo và thiết bị.

1.7. Hoàn thiện, nghiệm thu và bàn giao

Sau khi lắp dựng, nhà thầu kiểm tra kết cấu, bề mặt, graphics, điện, ánh sáng và các hạng mục sử dụng thực tế. Những chi tiết chưa đạt yêu cầu được xử lý trước khi bàn giao booth cho doanh nghiệp.

1.8. Tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng

Khi triển lãm kết thúc, đội thi công tháo dỡ gian hàng, vận chuyển cấu kiện và xử lý các hạng mục theo phạm vi đã thống nhất. Mặt bằng được hoàn trả theo quy định của ban tổ chức và venue.

Thi công gian hàng triển lãm trọn gói từ việc lên ý tưởng đến sản xuất và lắp đặt

2. Các hình thức gian hàng triển lãm thường được thi công

Phạm vi thiết kế thi công gian hàng triển lãm phụ thuộc vào mặt bằng được ban tổ chức bàn giao, yêu cầu thiết kế và quy mô trưng bày. Doanh nghiệp có thể nâng cấp gian hàng tiêu chuẩn hoặc triển khai booth thiết kế riêng trên diện tích đất trống.

2.1. Nâng cấp gian hàng tiêu chuẩn – Shell Scheme

Gian hàng tiêu chuẩn thường được ban tổ chức cung cấp sẵn với hệ khung module, vách, bảng tên và một số hạng mục cơ bản. Doanh nghiệp có thể nâng cấp gian hàng tiêu chuẩn bằng graphics, logo, quầy kệ, ánh sáng và các chi tiết nhận diện. 

Phương án này phù hợp khi cần cải thiện hình ảnh gian hàng nhưng vẫn tận dụng kết cấu có sẵn. Với booth kích thước phổ biến 3 x 3 m, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm báo giá gian hàng triển lãm 3×3 để dự trù ngân sách trước khi lựa chọn các hạng mục nâng cấp.

2.2. Thi công gian hàng trên diện tích đất trống – Raw Space

Với raw space, ban tổ chức chủ yếu bàn giao diện tích sàn theo vị trí đã đăng ký. Doanh nghiệp có thể triển khai gian hàng theo concept và công năng riêng. Nhà thầu cần xử lý từ kết cấu, vách, sàn, quầy kệ đến điện, ánh sáng và graphics. Phương án cũng phải tuân thủ giới hạn chiều cao, PCCC và các quy định kỹ thuật của triển lãm.

2.3. Thiết kế thi công gian hàng triển lãm theo mẫu riêng – Custom Booth

Custom booth được thiết kế theo nhận diện thương hiệu, sản phẩm và mục tiêu tham gia triển lãm. Hình khối, khu trưng bày, quầy tiếp khách, khu demo, kho và hệ thống ánh sáng có thể được bố trí theo nhu cầu thực tế. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp muốn tạo không gian riêng thay vì sử dụng cấu trúc booth tiêu chuẩn.

Thi công gian hàng hội chợ Hà Nội thiết kế riêng tăng độ nhận diện thương hiệu

2.4. Thi công booth góc và booth nhiều mặt mở

Booth góc thường có hai mặt tiếp cận lối đi. Các vị trí ba mặt mở hoặc nhiều mặt mở cũng cần được khai thác theo hướng quan sát và luồng khách thực tế. Khi thiết kế, các vách cao hoặc khu chức năng kín cần được bố trí hợp lý để không che mất những hướng tiếp cận quan trọng.

2.5. Thi công gian hàng đảo – Island Booth

Island booth thường có bốn mặt mở và cho phép khách tiếp cận từ nhiều hướng. Vì vậy, gian hàng cần có điểm nhận diện rõ nhưng vẫn duy trì không gian mở và luồng di chuyển thuận tiện. Các khu demo, tiếp khách, trưng bày và kho nên được bố trí để không tạo điểm nghẽn ở những mặt có lượng khách lớn.

2.6. Thiết kế thi công gian hàng triển lãm pavilion và gian hàng quy mô lớn

Pavilion có thể tập hợp nhiều thương hiệu, doanh nghiệp hoặc khu trưng bày trong cùng một không gian. Gian hàng quy mô lớn cũng thường có nhiều công năng như trưng bày, demo, meeting và tiếp khách.

Việc thi công cần có kế hoạch rõ về phân khu, kết cấu, điện, ánh sáng, nhận diện và thứ tự lắp dựng. Với quy mô lớn, tiến độ sản xuất và điều phối onsite cần được chuẩn bị sớm để đáp ứng thời gian bàn giao.

3. Quy trình thi công gian hàng triển lãm từ brief đến bàn giao

Một quy trình thi công gian hàng triển lãm rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ và hạn chế việc thay đổi khi đã bước vào sản xuất. 

Các bước thi công gian hàng triển lãm rõ, doanh nghiệp dễ kiểm soát chất lượng

4. Xưởng sản xuất giúp kiểm soát chất lượng gian hàng trước khi lắp dựng

Xưởng sản xuất là nơi bản thiết kế được chuyển thành các cấu kiện thực tế. Việc gia công và kiểm tra trước tại xưởng giúp nhà thầu chủ động hơn về chất lượng, độ chính xác và tiến độ thiết kế thi công gian hàng triển lãm trọn gói.

• Gia công cấu kiện theo bản vẽ: Khung, vách, quầy, kệ, bục trưng bày và chi tiết trang trí được sản xuất theo kích thước đã xác định.
• Kiểm tra kích thước: Các cấu kiện được đối chiếu với bản vẽ để hạn chế sai lệch khi đưa đến venue lắp dựng.
• Kiểm soát chất lượng hoàn thiện: Bề mặt, màu sắc, logo, bảng hiệu và các chi tiết trang trí có thể được kiểm tra trước khi đóng gói, vận chuyển.
• Lắp thử các hạng mục cần thiết: Một số cấu kiện phức tạp có thể được lắp thử để kiểm tra khả năng liên kết và phát hiện vấn đề trước khi thi công onsite.
• Xử lý sai lệch trước khi vận chuyển: Nếu phát hiện lỗi về kích thước, kết cấu hoặc bề mặt, đội sản xuất có thể điều chỉnh ngay tại xưởng.
• Giảm khối lượng công việc tại venue: Khi phần lớn cấu kiện đã được chuẩn bị sẵn, đội onsite tập trung vào lắp dựng, căn chỉnh, điện, ánh sáng, graphics và thiết bị.

Việc chuẩn bị kỹ tại xưởng giúp gian hàng triển lãm có độ hoàn thiện đồng đều hơn, đồng thời giảm lỗi phát sinh và hạn chế nguy cơ chậm tiến độ trước giờ khai mạc.

Thi công gian hàng trọn gói tại xưởng giúp doanh nghiệp yên tâm chất lượng

5. Vật liệu thường dùng để thi công gian hàng triển lãm

Vật liệu thi công gian hàng triển lãm ảnh hưởng trực tiếp đến kết cấu, hình thức và chi phí của booth. Không có một loại vật liệu phù hợp cho mọi gian hàng.

5.1. MDF và vật liệu gỗ

MDF thường được sử dụng cho vách, quầy, kệ và các hình khối cần hoàn thiện bề mặt. Vật liệu này dễ tạo hình và có thể kết hợp với sơn, decal hoặc các lớp hoàn thiện khác.

5.2. Khung sắt

Khung sắt phù hợp với các cấu kiện cần khả năng chịu lực hoặc tạo hình lớn. Kích thước và phương án liên kết cần được tính theo thiết kế thực tế.

5.3. Nhôm module

Hệ nhôm module có ưu điểm về tốc độ lắp ráp và khả năng tái sử dụng. Đây là lựa chọn phù hợp với một số booth tiêu chuẩn hoặc gian hàng cần thi công nhanh.

5.4. Mica, alu và PVC

Nhóm vật liệu này thường được sử dụng cho bảng hiệu, logo, hộp đèn và các chi tiết trang trí. Mỗi vật liệu có đặc tính riêng về độ cứng, bề mặt và khả năng gia công.

5.5. Decal, bạt và graphics

Graphics giúp truyền tải nhận diện và thông tin sản phẩm. File in cần đúng kích thước, độ phân giải và hệ màu phù hợp với phương pháp sản xuất.

5.6. Hệ thống chiếu sáng và màn hình

Ánh sáng cần phục vụ cả nhận diện thương hiệu và trưng bày sản phẩm. Spotlight, LED hoặc các loại đèn trang trí nên được bố trí theo từng khu vực. Nếu sử dụng màn hình, cần tính trước vị trí, kích thước, nguồn điện và hệ kết cấu đỡ.

MDF, khung sắt, mica, decal, bạt là những vật liệu phổ biến cho gian hàng triển lãm

6. Thi công onsite và nghiệm thu hoàn thiện gian hàng tại venue

Thi công onsite là giai đoạn vận chuyển các cấu kiện đã sản xuất đến venue, lắp dựng và hoàn thiện gian hàng triển lãm. Công việc cần bám sát bản vẽ kỹ thuật và thời gian thi công do ban tổ chức quy định.

• Xác định vị trí booth: Đội thi công kiểm tra số gian hàng, kích thước, ranh giới mặt bằng và các điểm cấp điện trước khi lắp dựng.
• Lắp kết cấu chính: Khung, sàn, vách và các cấu kiện lớn được lắp theo bản vẽ kỹ thuật. 
• Lắp quầy, kệ và khu trưng bày: Các hạng mục nội thất được đưa vào đúng vị trí để đảm bảo công năng và lối di chuyển trong booth.
• Hoàn thiện nhận diện: Logo, bảng hiệu, graphics và các chi tiết trang trí được lắp đặt theo thiết kế đã duyệt.
• Lắp điện, ánh sáng và thiết bị: Hệ thống điện, ổ cắm, đèn, màn hình và thiết bị phục vụ trưng bày được kết nối và kiểm tra hoạt động.
• Vệ sinh và hoàn thiện: Bề mặt, mối nối và các chi tiết còn lại được xử lý trước khi nghiệm thu.

Giai đoạn lắp đặt gian hàng triển lãm cần đúng bản vẽ kỹ thuật và quy định BTC

Trước khi bàn giao, nhà thầu cần kiểm tra kích thước booth, độ ổn định của kết cấu, bề mặt hoàn thiện, logo, graphics, điện, ánh sáng, quầy kệ, màn hình, kho và vệ sinh tổng thể. Nghiệm thu sớm trước giờ khai mạc giúp phát hiện và xử lý các hạng mục chưa đạt yêu cầu, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động trưng bày của doanh nghiệp.

7. Những quy định của địa điểm tổ chức cần kiểm tra trước khi thi công

Mỗi triển lãm có thể áp dụng technical manual và quy định thi công riêng. Nhà thầu không nên sử dụng một bộ tiêu chuẩn chung cho mọi chương trình. 

8. Thời gian bắt đầu thi công gian hàng triển lãm

Để thi công gian hàng đúng tiến độ, doanh nghiệp nên bắt đầu từ 45 ngày trước

Doanh nghiệp không nên tính timeline từ ngày bắt đầu sản xuất. Một dự án gian hàng còn có thời gian dành cho brief, thiết kế, chỉnh sửa và phê duyệt. Dưới đây là mốc timeline mà bạn có thể tham khảo

Các mốc trên chỉ mang tính tham khảo bởi thời gian hoàn thiện còn phụ thuộc vào độ khó của các chi tiết gian hàng. Lịch thi công triển lãm Hà Nội onsite cũng phụ thuộc vào thời gian mà ban tổ chức cho phép.

9. Các yếu tố tác động báo giá thi công gian hàng triển lãm

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào diện tích để so sánh báo giá thi công gian hàng triển lãm. Doanh nghiệp cần kiểm tra những phần chưa bao gồm để tránh phát sinh ngoài dự kiến. Và dưới đây là các yếu tố thường ảnh hưởng đến báo giá thi công gian hàng triển lãm: 

• Diện tích và chiều cao gian hàng.
• Số mặt mở.
• Loại kết cấu.
• Vật liệu hoàn thiện.
• Số lượng quầy kệ, bục trưng bày cũng như hình khối của mẫu thiết kế gian hàng
• Logo, bảng hiệu và graphics.
• Hệ thống điện và chiếu sáng.
• Màn hình và thiết bị.
• Vận chuyển.
• Nhân công lắp dựng.
• Thời gian thi công onsite.
• Địa điểm tổ chức.
• Tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng.

10. Dự án thực tế thể hiện năng lực thi công gian hàng triển lãm

Nature’s Way – 1 trong những dự án thi công gian hàng do THD Decor đảm nhận

Các dự án đã hoàn thành giúp doanh nghiệp đánh giá rõ hơn năng lực của đơn vị thi công gian hàng triển lãm. Thay vì chỉ xem phối cảnh đẹp, doanh nghiệp nên đối chiếu toàn bộ quá trình từ thiết kế đến booth thực tế với các thông tin sau: 

• Thông tin dự án: Tên triển lãm, venue, diện tích và vị trí booth.
• Yêu cầu của doanh nghiệp: Sản phẩm trưng bày, công năng, nhận diện và các yêu cầu đặc biệt.
• Phương án thiết kế: Layout, phối cảnh 3D và cách bố trí các khu vực.
• Quá trình sản xuất: Hình ảnh gia công khung, vách, quầy kệ, logo hoặc các cấu kiện tại xưởng.
• Thi công onsite: Quá trình vận chuyển, lắp dựng và hoàn thiện tại venue.
• Gian hàng hoàn thiện: Hình ảnh booth sau nghiệm thu và trước khi triển lãm khai mạc.

Đặc biệt, việc đặt thiết kế 3D và hình ảnh gian hàng hoàn thiện cạnh nhau giúp khách hàng dễ đánh giá khả năng chuyển thiết kế thành sản phẩm thực tế của nhà thầu. 

11. Những yếu tố cần xem xét khi chọn nhà thầu thi công gian hàng triển lãm

Tiêu chí chọn nhà thầu thi công gian hàng triển lãm có uy tín

Lựa chọn nhà thầu thi công gian hàng triển lãm cần dựa trên khả năng triển khai thực tế, không chỉ dựa vào hình ảnh thiết kế. Doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố liên quan đến sản xuất, kỹ thuật, tiến độ và năng lực thi công tại địa điểm tổ chức.

• Kinh nghiệm qua các công trình đã hoàn thành: Nên tham khảo hình ảnh booth thực tế, quy mô dự án và loại triển lãm mà nhà thầu từng triển khai.
• Khả năng đáp ứng yêu cầu của ban tổ chức: Đơn vị thi công cần nắm được các giới hạn về chiều cao, điện, PCCC, thời gian lắp dựng và những yêu cầu kỹ thuật liên quan.
• Năng lực chuyển thiết kế thành sản phẩm thực tế: Phối cảnh 3D cần được triển khai thành bản vẽ kỹ thuật với kích thước, vật liệu và kết cấu phù hợp để sản xuất.
• Khả năng gia công tại xưởng: Quy trình sản xuất, kiểm tra cấu kiện và hoàn thiện trước khi vận chuyển ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng booth khi lắp dựng.
• Phạm vi báo giá minh bạch: Doanh nghiệp cần biết rõ chi phí đã bao gồm những hạng mục nào, phần việc nào tính riêng và các khoản có thể phát sinh.
• Kế hoạch triển khai cụ thể: Các mốc duyệt thiết kế, chốt vật liệu, sản xuất, vận chuyển, lắp đặt và bàn giao cần được xác định trước.
• Nhân sự trực tiếp tại venue: Đội onsite cần đủ nhân sự để lắp dựng, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong thời gian giới hạn.
• Trách nhiệm sau khi hoàn thiện booth: Phạm vi công việc cần làm rõ cả nghiệm thu, bàn giao, tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng sau triển lãm.

12. Câu hỏi thường gặp về thi công gian hàng triển lãm

Câu 1. Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thiện một gian hàng triển lãm?

Thời gian triển khai phụ thuộc vào quy mô booth, kết cấu, vật liệu và mức độ phức tạp của thiết kế. Doanh nghiệp cần tính cả thời gian lên phương án, chỉnh sửa, duyệt thiết kế, sản xuất tại xưởng và lắp đặt tại venue.

Câu 2. Khi nào nên nâng cấp booth tiêu chuẩn, khi nào nên làm booth thiết kế riêng?

Nâng cấp booth tiêu chuẩn phù hợp khi doanh nghiệp muốn tận dụng hệ khung có sẵn và chỉ cần bổ sung nhận diện, quầy kệ hoặc trang trí. Booth thiết kế riêng phù hợp với nhu cầu xây dựng không gian theo thương hiệu, bố trí nhiều công năng hoặc cần tạo hình ảnh khác biệt tại triển lãm.

Câu 3. Hồ sơ thiết kế có cần được ban tổ chức phê duyệt trước khi thi công không?

Yêu cầu này tùy thuộc vào quy định của từng chương trình. Với các booth thiết kế riêng, doanh nghiệp và nhà thầu cần kiểm tra technical manual để xác định bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật và thời hạn đăng ký cần thiết.

Câu 4. Có cần lắp thử gian hàng tại xưởng trước khi đưa đến venue?

Không phải toàn bộ gian hàng đều cần dựng thử hoàn chỉnh. Tuy nhiên, các cấu kiện phức tạp hoặc vị trí liên kết quan trọng có thể được kiểm tra, ráp thử tại xưởng để hạn chế sai lệch khi thi công onsite.

Câu 5. Cần cung cấp thông tin gì để nhà thầu lập báo giá?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị tên triển lãm, venue, thời gian tổ chức, diện tích booth, số mặt mở, sản phẩm trưng bày và các công năng cần có. Nếu đã có mặt bằng, bộ nhận diện, thiết kế 3D hoặc ngân sách dự kiến, nên gửi kèm để phương án và dự toán sát với nhu cầu hơn.

13. THD Decor – Thiết kế, sản xuất và thi công gian hàng triển lãm

THD Decor nhận thi công gian hàng triển lãm tại xưởng gần VEC

Để gian hàng hoàn thiện đúng thiết kế và kịp tiến độ khai mạc, các khâu từ bản vẽ, lựa chọn vật liệu, gia công tại xưởng đến lắp dựng onsite cần được phối hợp ngay từ đầu. THD Decor triển khai thiết kế, sản xuất và thi công gian hàng triển lãm theo diện tích, sản phẩm, nhận diện thương hiệu và yêu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Phương án được xây dựng dựa trên mặt bằng thực tế và điều kiện của chương trình để thuận tiện cho cả trưng bày lẫn thi công.

Doanh nghiệp có nhu cầu có thể gửi mặt bằng booth, thời gian tổ chức và brief trưng bày qua:

• Hotline tư vấn: 0968.34.20.20
• Xưởng sản xuất Đông Anh: Thôn Xuân Trạch, xã Đông Anh, TP. Hà Nội
• Trụ sở văn phòng: 79A Đ. Xuân La, Phường Tây Hồ, TP. Hà Nội
• Email: marketing@thdtravel.com.vn

Một gian hàng hoàn thiện tốt cần được chuẩn bị kỹ từ thiết kế, sản xuất đến lắp đặt tại venue. THD Decor nhận thiết kế và thi công gian hàng triển lãm theo yêu cầu, phù hợp với từng mặt bằng và mục tiêu trưng bày. Bạn chỉ cần liên hệ THD Decor và cùng cấp vị trí booth sẽ được tư vấn phương án miễn phí và dự toán chi phí phù hợp.