Một quy trình thi công gian hàng triển lãm rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát thiết kế, ngân sách và tiến độ trước ngày khai mạc. Quá trình này không chỉ gồm việc lắp dựng tại địa điểm triển lãm. Doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước từ tiếp nhận brief, thiết kế 3D, duyệt phương án đến sản xuất và nghiệm thu. Sau khi sự kiện kết thúc, gian hàng còn phải được tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng đúng thời gian. Bài viết dưới đây, THD Decor sẽ trình bày từng bước cụ thể, kèm timeline mẫu để doanh nghiệp dễ lập kế hoạch.

1. 7 bước chính trong quy trình thi công gian hàng triển lãm

1.1. Bước 1: Tiếp nhận brief và xác định yêu cầu gian hàng

Brief là cơ sở để đơn vị thiết kế hiểu doanh nghiệp muốn đạt được điều gì tại triển lãm. Thông tin càng đầy đủ, phương án thiết kế càng sát với nhu cầu thực tế.

– Tên và thời gian triển lãm.

– Vị trí, diện tích và kích thước gian hàng triển lãm tiêu chuẩn

– Sơ đồ mặt bằng từ ban tổ chức.

– Số mặt thoáng của gian hàng.

– Mục tiêu tham gia triển lãm.

– Sản phẩm hoặc máy móc trưng bày.

– Số lượng nhân sự trực booth.

– Khu vực demo nếu có.

– Quầy lễ tân, kho và phòng tiếp khách.

– Thông tin nhận diện thương hiệu

– Ngân sách dự kiến.

– Các yêu cầu đặc biệt khác.

Từ những thông tin checklist tham gia triển lãm VEC này, đơn vị thi công có thể xác định diện tích sử dụng, công năng và hướng thiết kế phù hợp.

1.2. Bước 2: Lên layout và thiết kế gian hàng 3D

Sau khi thống nhất brief, đội ngũ thiết kế bắt đầu xây dựng mặt bằng công năng và phối cảnh 3D.

– Lên layout mặt bằng: Layout xác định vị trí của từng khu vực như quầy lễ tân, sản phẩm, khu demo, bàn tiếp khách, kho và phòng họp.

– Thiết kế phối cảnh 3D: Designer phát triển hình ảnh gian hàng dựa trên nhận diện thương hiệu và mục tiêu trưng bày. Bản 3D giúp doanh nghiệp hình dung gian hàng trước khi quyết định đưa thiết kế vào sản xuất.

Thiết kế phối cảnh 3D giúp doanh nghiệp dễ hình dung gian hàng triển lãm

1.3. Bước 3: Duyệt thiết kế, vật liệu và báo giá

Không nên đưa gian hàng vào sản xuất ngay sau khi duyệt hình ảnh 3D. Doanh nghiệp cần chốt đồng thời thiết kế, vật liệu, kỹ thuật và chi phí mẫu gian hàng triển lãm đẹp.

– Cách duyệt phương án thiết kế: Doanh nghiệp kiểm tra lại logo, màu sắc, vị trí sản phẩm, công năng và các khu vực sử dụng thực tế. Việc thay đổi thiết kế sau khi đã sản xuất thường làm tăng chi phí và ảnh hưởng tiến độ.

– Chốt vật liệu và hạng mục: Đơn vị thi công xác định vật liệu cho từng phần như kết cấu, vách, sàn, quầy, biển hiệu, đồ họa và hệ thống chiếu sáng.

– Chốt báo giá: Báo giá nên thể hiện rõ phạm vi công việc và các hạng mục được cung cấp. Doanh nghiệp cũng cần xác định những khoản thuộc nhà thầu và những khoản phải đăng ký riêng với ban tổ chức.

1.4. Bước 4: Sản xuất gian hàng tại xưởng

Sau khi thiết kế và báo giá được duyệt, hồ sơ được chuyển sang bộ phận sản xuất. Tùy thiết kế, quá trình sản xuất bao gồm:

– Gia công khung kết cấu.

– Sản xuất vách.

– Làm sàn và bục.

– Gia công quầy, tủ và nội thất.

– Làm logo, chữ nổi.

– In đồ họa.

– Chuẩn bị hệ thống điện.

– Chuẩn bị đèn và thiết bị trình chiếu.

Các cấu kiện nên được kiểm tra kích thước và hoàn thiện tại xưởng trước khi vận chuyển. Cách này giúp giảm lượng công việc phải xử lý trực tiếp tại địa điểm triển lãm.

THD Decor sản xuất cấu kiện tại xưởng đúng quy trình thi công gian hàng triển lãm VEC

1.5. Bước 5: Vận chuyển và lắp đặt gian hàng tại triển lãm

Khi địa điểm cho phép nhà thầu vào thi công, các cấu kiện được vận chuyển từ xưởng đến khu triển lãm. Quá trình lắp đặt theo đúng quy định thi công gian hàng VEC.

– Kiểm tra vị trí trước khi dựng: Đội thi công cần xác định đúng số booth, diện tích, hướng mở và ranh giới gian hàng trước khi lắp đặt.

– Lắp đặt theo bản vẽ đã duyệt: Kết cấu, hệ thống điện và các hạng mục kỹ thuật phải bám theo hồ sơ đã thống nhất. Những thay đổi tại hiện trường cần được kiểm soát để tránh ảnh hưởng đến thiết kế cũng như đảm bảo sự an toàn trong quy trình thi công gian hàng triển lãm.

– Hoàn thiện gian hàng: Sau phần kết cấu là các công việc hoàn thiện như lắp logo, đồ họa, đèn, màn hình, nội thất và vệ sinh. Gian hàng cần hoàn thành trước thời hạn bàn giao để doanh nghiệp còn thời gian đưa sản phẩm vào trưng bày.

1.6. Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao gian hàng

Nghiệm thu không đơn thuần là kiểm tra gian hàng có giống bản 3D hay không. Đây là bước kiểm tra cả thẩm mỹ, công năng và kỹ thuật trước khi sử dụng.

– Kiểm tra kết cấu: Kiểm tra độ chắc chắn của vách, quầy, biển hiệu, sàn và các cấu kiện liên quan.

– Kiểm tra điện và ánh sáng: Test đèn, ổ cắm, màn hình và các thiết bị sử dụng điện. Với máy móc demo, cần chạy thử trước thời điểm khai mạc.

– Kiểm tra đồ họa và nhận diện: Logo, hình ảnh, nội dung và màu sắc cần đúng file đã duyệt. Các lỗi in, sai nội dung hoặc vị trí chưa phù hợp phải được xử lý trước bàn giao.

– Bàn giao cho doanh nghiệp: Sau khi hoàn tất kiểm tra, nhà thầu bàn giao gian hàng để doanh nghiệp bố trí sản phẩm, catalogue, quà tặng và chuẩn bị đón khách.

THD Decor tiến hành lắp đặt gian hàng tại địa điểm triển lãm

1.7. Bước 7: Tháo dỡ gian hàng sau kết thúc triển lãm

Quy trình thi công gian hàng triển lãm chưa kết thúc khi sự kiện đóng cửa. Gian hàng còn phải được tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng theo quy định. Đơn vị thi công sẽ tiến hành các công việc sau: 

– Tháo thiết bị điện và đồ họa, nội thất

– Tháo vách và kết cấu.

– Thu gom, phân loại vật liệu và rác thải.

– Vận chuyển thiết bị ra khỏi triển lãm.

– Vệ sinh và hoàn trả mặt bằng.

Nếu doanh nghiệp muốn tái sử dụng gian hàng, cần xác định trước những cấu kiện sẽ được giữ lại để có phương án tháo, đóng gói và lưu kho phù hợp.

Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu thêm bài Quy Định PCCC Gian Hàng Triển Lãm Doanh Nghiệp Cần Biết. Điều này sẽ giúp gian hàng được BTC xét duyệt nhanh.

2. Timeline mẫu quy trình thi công gian hàng triển lãm

Doanh nghiệp có thể tham khảo timeline dưới đây. Gian hàng diện tích lớn, pavilion, booth hai tầng hoặc dự án có nhiều máy móc nên được chuẩn bị sớm hơn. Thời gian lắp dựng thực tế còn phụ thuộc vào lịch mà ban tổ chức từng triển lãm cho phép.

3. THD Decor triển khai quy trình thi công gian hàng trọn gói

Quy trình thi công gian hàng triển lãm tại VEC Đông Anh THD Decor trọn gói

THD Decor đồng hành cùng doanh nghiệp xuyên suốt thời gian từ lúc đăng ký triển lãm đến sau khi kết thúc sự kiện. Sau khi xác định mục tiêu, diện tích và ngân sách, đội ngũ tiến hành lên layout, thiết kế 3D và hoàn thiện phương án kỹ thuật. 

Gian hàng được sản xuất tại xưởng, kiểm tra trước khi vận chuyển và lắp đặt tại địa điểm triển lãm. Sau khi hoàn thiện, đội ngũ tiếp tục kiểm tra kỹ thuật, nghiệm thu và bàn giao cho doanh nghiệp. Khi triển lãm kết thúc, THD Decor thực hiện tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng theo kế hoạch. Doanh nghiệp đang chuẩn bị tham gia triển lãm hãy liên hệ THD Decor để gửi brief, nhận tư vấn phương án và báo giá thi công gian hàng trọn gói.

– Hotline tư vấn: 0968.34.20.20

– Xưởng sản xuất Đông Anh: Thôn Xuân Trạch, xã Đông Anh, TP. Hà Nội

– Trụ sở văn phòng: 79A Đ. Xuân La, Phường Tây Hồ, Tp. Hà Nội

– Email: marketing@thdtravel.com.vn

Một quy trình thi công gian hàng triển lãm chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt thiết kế, chi phí, tiến độ và hạn chế các vấn đề phát sinh trước ngày khai mạc. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án triển lãm, THD Decor cung cấp giải pháp thiết kế và thi công gian hàng trọn gói từ A–Z. Đội ngũ hỗ trợ doanh nghiệp từ tư vấn ý tưởng, thiết kế 3D, sản xuất tại xưởng, lắp đặt tại triển lãm đến nghiệm thu và tháo dỡ sau sự kiện. Doanh nghiệp đang chuẩn bị tham gia triển lãm liên hệ THD Decor để được tư vấn quy trình hợp lý và nhận báo giá chi tiết ngay hôm nay.